Deze “Privacy Policy” regelt de verwerking van uw persoonsgegevens door JACON LEGAL BV (de verantwoordelijke voor de verwerking), met maatschappelijke zetel te 1730 Asse, Bloklaan 1, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer BE 0825.633.514 (hierna: “JACON LEGAL”).

Deze Privacy Policy bevat uw rechten en plichten ten aanzien van JACON LEGAL.

De Policy wordt regelmatig herwerkt of geactualiseerd en u vindt de meest recente en geldige versie steeds op onze website.

1. Algemeen

1.1. De huidige Privacy Policy waarborgt de naleving van de wetgeving betreffende de bescherming van de persoonsgegevens zoals beschreven in de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens en de Wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van 30 juli 2018.

1.2. De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is JACON LEGAL.

2. Persoonsgegevens

2.1. Persoonsgegeven die u ons meedeelt:

2.1.1. Via de website – contactformulier: 

• via cookies: raadpleeg onze Cookie policy
• IP-adres
• e-mailadres
• wanneer u solliciteert voor een vacature of een spontane sollicitatie: naam, telefoonnummer, CV, motivatiebrief en e-mailadres        

2.1.2. Als werknemer:           

• naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer
• foto’s
• CV, motivatiebrieven, notities gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek
• informatie over opleiding en werkervaring en werkgevers
• evaluatieformulieren en resultaten van eventuele testen en assessments
• payrollinformatie waaronder rijksregisternummer, adres, anciënniteit, burgerlijke staat, bankrekeningnummer, gezinssamenstelling, geboortedatum
• loon en loonfiches            

2.1.3. Als kandidaat en/of freelancer:

• naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer
• CV, motivatiebrieven, notities gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek
• informatie over opleiding en werkervaring
• loongegevens en -verwachtingen           

2.1.4. Als opdrachtgever, klant, prospect, leverancier of andere zakelijke relatie:

• naam, e-mailadres, telefoonnummer, bankrekeningnummer, adres, ondernemingsnummer en contactgegevens

2.1.5. Jacon Legal verwerkt geen gevoelige persoonsgegevens.

3. Persoonsgegevens die Jacon Legal onrechtstreeks verzamelt

3.1. Publieke gegevens van kandidaat en/of freelancer:

Wanneer wij een beroep doen op bepaalde zoekmachines of websites waarop u uw cv ed. hebt geüpload en die wij kunnen inkijken om een gepaste kandidaat te zoeken voor de openstaande vacatures, ontvangen wij uw persoonsgegevens onrechtstreeks. Het gaat om de persoonsgegevens die u ter beschikking gesteld hebt op deze websites, platformen, zoekmachines, …

Meestal zal dit in de vorm van een cv zijn en kunnen wij de volgende persoonsgegevens raadplegen (niet limitatief):

• Contactgegevens: naam, voornaam, e-mailadres, taal, telefoonnummer, gsm-nummer, adres, …         
• Gegevens m.b.t. uw opleiding: curriculum vitae, motivatiebrieven
• Gegevens m.b.t. uw vorige functies: huidige werkgever, huidige functie en/of vroegere functies, ervaring

3.2. Publieke gegevens van de opdrachtgever of leverancier:

JACON LEGAL verwerkt soms publieke gegevens, zoals gegevens die onderworpen zijn aan een publicatieplicht, de publicatie van uw benoeming als bestuurder van een vennootschap of gegevens die u zelf publiek heeft gemaakt, zoals informatie op uw website of gegevens die algemeen bekend zijn in uw streek of in de pers verschenen.              

4. Doeleinden van de verwerking

4.1. Algemene doeleinden:

JACON LEGAL zal de vergaarde persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden gebruiken:

• IP-adres: voor het verzorgen en verbeteren van onze website en het opnemen van Persoonsgegevens in anonieme statistieken, waaruit de identiteit van specifieke personen of bedrijven niet kunnen achterhaald worden, met als rechtsgrond de legitieme belangen van JACON LEGAL om haar website en dienstverlening voortdurend te verbeteren.       
• Naam, telefoonnummer, CV, motivatiebrief en e-mailadres bij sollicitatie via de website: om u de gevraagde informatie of diensten te kunnen verstrekken, u te kunnen contacteren en om te voldoen aan de wettelijke voorschriften. Met als rechtsgrond de uitvoering van een overeenkomst die door u werd gevraagd.
• Foto’s: om te gebruiken voor onze interne communicatie met als rechtsgrond uw expliciete, voorafgaande toestemming.
• Als werknemer: naam , adres, e-mailadres, telefoonnummer, payrollinformatie, curriculum vitae, motivatiebrieven, notities gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek, informatie over opleiding en werkervaring, evaluatieformulieren en resultaten van eventuele testen en assessments, payrollinformatie waaronder rijksregisternummer, adres, anciënniteit, burgerlijke staat, bankrekeningnummer, gezinssamenstelling, geboortedatum, loon en loonfiches: om u de gevraagde diensten te kunnen verstrekken en om te voldoen aan de wettelijke voorschriften met als rechtsgrond de uitvoering van een overeenkomst.
• Als kandidaat en/of freelancer: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, curriculum vitae, motivatiebrieven, notities gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek, informatie over opleiding en werkervaring, adres, anciënniteit, geboortedatum, loongegevens/fee: om u de gevraagde diensten te kunnen verstrekken en om te voldoen aan de wettelijke voorschriften met als rechtsgrond de uitvoering van een overeenkomst.
  De grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens bij het onrechtstreeks consulteren van uw persoonsgegevens op websites, zoekmachines, platformen, … is ons gerechtvaardigd belang. Wij kunnen een eerste maal contact met u opnemen op basis van ons gerechtvaardigd belang. Hierna vragen wij uw expliciete toestemming om uw persoonsgegevens op te nemen in onze wervingsdatabase.
• Als opdrachtgever, klant, prospect of leverancier: naam, e-mailadres,  telefoonnummer, bankrekeningnummer, adres, ondernemingsnummer en contactgegevens: om u de gevraagde diensten te kunnen verstrekken en om te voldoen aan de wettelijke voorschriften met als rechtsgrond de uitvoering van een overeenkomst die door u werd gevraagd.
  U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens vrij te geven. Het verlenen van bepaalde diensten wordt onmogelijk wanneer u de verwerking weigert. 

4.2. Doorgifte aan derden:

JACON LEGAL zal uw persoonsgegevens nooit doorgeven aan derden, tenzij aan klanten met het oog op de tewerkstelling, technische dienstenleveranciers die technische ondersteuning verzorgen voor zover dit noodzakelijk is voor de technische dienstverlening en/of wanneer zij daartoe gehouden zijn op grond van een wettelijke bepaling of een rechterlijke uitspraak.

JACON LEGAL zal uw persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, behalve zoals bovenstaand beschreven of tenzij met uw voorafgaande toestemming.

4.3. Wettelijke vereisten:

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat JACON LEGAL uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moet onthullen.

5. Bewaren en verwerken

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking zoals omschreven in artikel 4 en in functie van de contractuele relatie tussen JACON LEGAL en u:

• IP-adres: voor de duur van uw bezoek aan onze website.         
• Naam, e-mailadres, telefoonnummer, CV en motivatiebrieven via de website: voor de duur van de gevraagde levering van diensten.   
• Werknemers en kandidaten/freelancers: naam , adres, e-mailadres, telefoonnummer, payrollinformatie, curriculum vitae, motivatiebrieven, notities gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek, informatie over opleiding en werkervaring, evaluatieformulieren en resultaten van eventuele testen en assessments, payrollinformatie waaronder rijksregisternummer, adres, anciënniteit, burgerlijke staat, bankrekeningnummer, gezinssamenstelling, geboortedatum, loon en loonfiches : voor de duur van de gevraagde levering van diensten en de tewerkstelling en overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en verjaringstermijnen.
  Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is om de doelen zoals omschreven onder punt 4 te verwezenlijken.               
  Uw persoonsgegevens worden in ieder geval passief bijgehouden conform de verjaringstermijnen die ons verplichten uw persoonsgegevens langer bij te houden.
  Vervolgens wordt uw dossier in een gearchiveerde vorm opgeslagen.
  Als kandidaat bewaren en verwerken wij de persoonsgegevens minstens zolang het selectieproces loopt. Daarna bewaren wij de gegevens 5 jaar na het laatste contact.                    
  Voor de gegevens waarover wij beschikken via social media (linkedin etc): u  plaatst uw cv en contactgegevens op speciaal daartoe voorziene platformen, die specifiek tot doel hebben om een geschikte functie te vinden. Als u na een eerste contactname verdere interesse zou hebben om een selectieproces bij ons te doorlopen, zullen wij u, met uw uitdrukkelijke toestemming, opnemen in onze database en bewaren wij uw gegevens 5 jaar na het laatste contact.      
• Leveranciers, klanten, prospecten en andere zakelijke contacten: naam, e-mailadres,  telefoonnummer en bankrekeningnummer, adresgegevens en contactgegevens: voor de duur van de gevraagde levering van diensten.              
  Voormelde persoonsgegevens worden in elk geval bijgehouden conform de specifieke wettelijke voorschriften, alsook de verjaringstermijnen die ons verplichten uw persoonsgegevens langer bij te houden, bv. om ons te verdedigen tegen een vordering in rechte.

6. Uw rechten

6.1.  Recht van toegang en inzage:

U heeft het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat JACON LEGAL  van uw persoonsgegevens maakt.

6.2.  Recht op verbetering, verwijdering en beperking:

U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan JACON LEGAL. Daarnaast heeft u steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. U erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten en producten niet leverbaar zijn.

U kan eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

6.3.  Recht van bezwaar:

U beschikt over een recht van bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

Daarnaast heeft u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing; in dergelijk geval hoeft u geen redenen op te geven.

6.4.  Recht van vrije gegevensoverdracht:

U beschikt over het recht om uw Persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen.

6.5.  Recht van intrekking van de toestemming:

Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.

6.6.  Uitoefening van uw rechten:

U kunt uw rechten uitoefenen door ons daartoe te contacteren via e-mail op privacy@jacon.be, mits toevoeging kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart.

6.7.  Automatische beslissingen en profiling:

De verwerking van uw Persoonsgegevens omvat geen profiling en u zult door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

6.8.  Klachten:

U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

7. Toegang door derden

7.1.  Teneinde uw persoonsgegevens te kunnen verwerken, verlenen wij toegang tot uw persoonsgegevens aan onze werknemers.

7.2.  Wij garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze werknemers en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan deze Privacy Policy.

8. Veiligheid en vertrouwelijkheid

8.1.  Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

8.2.  In geen geval kan JACON LEGAL aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens. JACON LEGAL zorgt ervoor dat wanneer zij beroep doet op derden voor de verwerking van persoonsgegevens, deze derden aan dezelfde regels zullen gebonden zijn.

9. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Deze Privacy Policy wordt beheerst, uitgelegd en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgisch recht dat exclusief van toepassing is.

De rechtbanken van Gent zijn exclusief bevoegd om van elk geschil kennis te nemen dat zou voortvloeien uit de interpretatie of uitvoering van deze Privacy Policy.

In geval van tegenstrijdigheid tussen de Nederlandse, de Engelse en de Franse Privacy Policy, zal de Nederlandse versie voorrang hebben.

10. Cookies

Het gebruik van cookies vindt u terug in onze Cookie policy.